(Polish version below)
Pursuant to Article 13(1) and (2) of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (“GDPR”), we hereby provide the following information:
1. Data Controller
The controller of your personal data is:
BlueWave.IT Consulting Sp. z o.o.
ul. Santocka 39
71-083 Szczecin
Poland
For matters concerning the processing of personal data and the exercise of your rights under the GDPR, you may contact the Controller at:
e-mail: legal@bluewave-it.com
The Controller has not appointed a Data Protection Officer.
2. Purposes and Legal Bases for Processing
Your personal data will be processed for the following purposes:
a) Conducting the Current Recruitment Process
Personal data that an employer is entitled to request from a job applicant under applicable employment law will be processed for the purpose of conducting the recruitment process and taking steps that may lead to the conclusion of an employment contract.
The legal bases for processing are:
- Article 6(1)(b) GDPR – taking steps at the request of the data subject prior to entering into a contract;
- Article 6(1)(c) GDPR – compliance with legal obligations to which the Controller is subject;
- in conjunction with Article 22¹ of the Polish Labour Code and other applicable employment law provisions.
b) Data Provided Voluntarily
If you voluntarily provide personal data in your application documents that goes beyond the scope of data which the Controller is entitled to request under applicable law, such data will be processed on the basis of your voluntary consent pursuant to Article 6(1)(a) GDPR.
Consent may also be expressed by a clear affirmative action consisting of voluntarily providing such additional information in your application documents.
Providing additional data is not required and will not affect your ability to participate in the recruitment process.
c) Special Categories of Personal Data
The Controller does not require applicants to provide special categories of personal data referred to in Article 9(1) GDPR, including, in particular, information concerning health, racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, or sexual orientation, unless the obligation or entitlement to process such data arises from applicable law.
If an applicant voluntarily provides special-category personal data, such data may be processed only in the circumstances and in accordance with the requirements provided for by applicable law, including – where required – on the basis of the data subject’s explicit consent.
d) Future Recruitment Processes
If you provide separate consent for your personal data to be processed for future recruitment processes conducted by BlueWave.IT Consulting Sp. z o.o., your data will also be processed for this purpose on the basis of Article 6(1)(a) GDPR.
Consent to participate in future recruitment processes is entirely voluntary. Refusal to provide such consent will not affect your participation in the current recruitment process.
e) Establishment, Exercise or Defence of Legal Claims
If, following completion of the recruitment process, a specific dispute, claim or other circumstance arises that justifies further retention of certain personal data, the Controller may process such data to the extent necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims, pursuant to Article 6(1)(f) GDPR.
In such circumstances, the Controller’s legitimate interest consists in protecting its legal rights.
3. Categories of Personal Data Processed
During the recruitment process, the Controller may request the personal data specified in Article 22¹ of the Polish Labour Code, including in particular:
- first name and surname;
- date of birth;
- contact details provided by the applicant;
- information concerning education;
- information concerning professional qualifications;
- information concerning previous employment.
Information concerning education, professional qualifications and previous employment will be requested only where it is necessary for performing work of a particular type or in a particular position.
The Controller may request other personal data only where an obligation or entitlement to obtain such data arises from separate provisions of applicable law.
4. Recipients of Personal Data
Your personal data may be disclosed or entrusted for processing to entities supporting the Controller in conducting recruitment processes and its business operations, including in particular:
- IT service providers;
- hosting and e-mail service providers;
- recruitment and HR system providers;
- providers of technical, maintenance and administrative services;
- recruitment platform operators;
- advisory, legal or audit service providers, where necessary.
Entities processing personal data on behalf of the Controller operate under appropriate contractual arrangements and may process personal data only in accordance with the Controller’s instructions.
Personal data may also be disclosed to public authorities or other entities entitled to receive such data under applicable law.
5. Transfers of Personal Data Outside the European Economic Area
Due to the Controller’s use of technology service providers, personal data may, in certain circumstances, be processed outside the European Economic Area.
Where such a transfer takes place, the Controller ensures that appropriate mechanisms provided for in Chapter V GDPR are applied, including in particular:
- an adequacy decision adopted by the European Commission;
- Standard Contractual Clauses approved by the European Commission;
- other appropriate safeguards provided for under the GDPR.
Information concerning the safeguards applied may be obtained by contacting the Controller at legal@bluewave-it.com.
6. Data Retention Period
Personal data processed for the purpose of conducting the current recruitment process will be retained for the period necessary to conduct and complete that process.
Following completion of the recruitment process, the data will be deleted or anonymised unless there is another lawful purpose and an appropriate legal basis for its continued processing.
If you consent to your data being used for future recruitment processes, your personal data will be retained for a period of 12 months from the date on which your application is submitted, unless you withdraw your consent earlier.
If a specific dispute or legal claim arises, personal data may be retained for the period necessary for the establishment, exercise or defence of such claim in accordance with applicable law.
7. Your Rights
In connection with the processing of your personal data, and subject to the conditions set out in the GDPR, you have the right to:
- access your personal data;
- obtain a copy of your personal data;
- rectify inaccurate personal data;
- complete incomplete personal data;
- request erasure of your personal data;
- request restriction of processing;
- data portability, where the conditions specified in the GDPR are met;
- object to processing based on Article 6(1)(f) GDPR.
Requests concerning the exercise of the above rights may be submitted to:
8. Withdrawal of Consent
Where personal data is processed on the basis of consent, you have the right to withdraw your consent at any time.
Consent may be withdrawn by contacting the Controller at:
Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing carried out on the basis of consent before its withdrawal.
9. Right to Lodge a Complaint
If you believe that your personal data is being processed in breach of the GDPR, you have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority:
President of the Personal Data Protection Office
(Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych)
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warsaw
Poland
10. Mandatory and Voluntary Provision of Personal Data
Providing personal data required under applicable employment law is necessary in order to participate in the recruitment process to the extent that such data is required for the relevant position.
Providing any other personal data is voluntary.
Failure to provide voluntary personal data will not result in any adverse consequences and will not affect your participation in the recruitment process.
11. Automated Decision-Making and Profiling
BlueWave.IT Consulting Sp. z o.o. does not make decisions concerning applicants that produce legal effects or similarly significantly affect them solely by automated means, including profiling.
If automated decision-making mechanisms within the meaning of Article 22 GDPR are introduced into the recruitment process in the future, applicants will be informed accordingly in compliance with applicable law.
12. Updates to this Privacy Notice
This Privacy Notice may be updated in the event of changes to recruitment procedures, IT systems used by the Controller or applicable law.
The current version of this Privacy Notice is available on the website of BlueWave.IT Consulting Sp. z o.o.
Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”) informujemy, że:
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:
BlueWave.IT Consulting Sp. z o.o.
ul. Santocka 39
71-083 Szczecin
Polska
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz wykonywania praw wynikających z RODO można kontaktować się z Administratorem:
e-mail: legal@bluewave-it.com
Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.
2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:
a) Przeprowadzenie bieżącego procesu rekrutacyjnego
W zakresie danych osobowych, których pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie na podstawie przepisów prawa pracy, dane będą przetwarzane w celu przeprowadzenia rekrutacji oraz podjęcia działań zmierzających do ewentualnego zawarcia umowy o pracę.
Podstawą prawną przetwarzania jest:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze,
- w związku z art. 22¹ Kodeksu pracy oraz innymi właściwymi przepisami prawa pracy.
b) Dane przekazane dobrowolnie
Jeżeli w dokumentach aplikacyjnych przekaże Pani/Pan z własnej inicjatywy dane osobowe wykraczające poza zakres danych, których Administrator może żądać na podstawie przepisów prawa, dane te będą przetwarzane na podstawie Pani/Pana dobrowolnej zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Zgoda może zostać wyrażona również poprzez jednoznaczne działanie polegające na dobrowolnym przekazaniu takich danych w dokumentach aplikacyjnych.
Podanie dodatkowych danych nie jest wymagane i nie wpływa na możliwość udziału w rekrutacji.
c) Szczególne kategorie danych osobowych
Administrator nie wymaga przekazywania w dokumentach aplikacyjnych szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, takich jak w szczególności informacje dotyczące zdrowia, pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub światopoglądowych czy orientacji seksualnej, chyba że obowiązek lub uprawnienie do przetwarzania takich danych wynika z przepisów prawa.
Jeżeli kandydat z własnej inicjatywy przekaże dane szczególnej kategorii, ich przetwarzanie może nastąpić wyłącznie w przypadkach i na zasadach przewidzianych przepisami prawa, w tym – jeżeli jest to wymagane – na podstawie wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą.
d) Przyszłe procesy rekrutacyjne
Jeżeli wyrazi Pani/Pan odrębną zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych prowadzonych przez BlueWave.IT Consulting Sp. z o.o., dane będą przetwarzane również w tym celu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Zgoda na przyszłe rekrutacje jest całkowicie dobrowolna i jej brak nie wpływa na udział w bieżącej rekrutacji.
e) Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami
Jeżeli po zakończeniu procesu rekrutacyjnego powstanie konkretny spór, roszczenie lub inna sytuacja uzasadniająca dalsze przechowywanie określonych danych, Administrator może przetwarzać dane w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest w takim przypadku ochrona jego praw.
3. Zakres przetwarzanych danych
W procesie rekrutacyjnym Administrator może żądać danych określonych w art. 22¹ Kodeksu pracy, w szczególności:
- imienia i nazwiska,
- daty urodzenia,
- danych kontaktowych wskazanych przez kandydata,
- informacji o wykształceniu,
- informacji o kwalifikacjach zawodowych,
- informacji o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
Informacje o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia są wymagane wyłącznie wtedy, gdy są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Administrator może żądać innych danych osobowych tylko wtedy, gdy obowiązek lub uprawnienie do ich pozyskania wynika z odrębnych przepisów prawa.
4. Odbiorcy danych osobowych
Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu rekrutacji i działalności przedsiębiorstwa, w szczególności:
- dostawcom usług informatycznych,
- dostawcom hostingu i poczty elektronicznej,
- dostawcom systemów rekrutacyjnych i HR,
- podmiotom świadczącym usługi serwisowe i administracyjne,
- podmiotom prowadzącym portale rekrutacyjne,
- podmiotom doradczym, prawnym lub audytowym – jeżeli jest to niezbędne.
Podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora działają na podstawie odpowiednich umów i mogą przetwarzać dane wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora.
Dane mogą być również udostępniane organom publicznym lub innym podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
W związku z korzystaniem przez Administratora z usług dostawców technologicznych dane osobowe mogą być w określonych przypadkach przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Jeżeli do takiego przekazania dochodzi, Administrator zapewnia stosowanie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności:
- decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
- standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską,
- innych odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez RODO.
Informację dotyczącą zastosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem pod adresem legal@bluewave-it.com.
6. Okres przechowywania danych
Dane osobowe przetwarzane w celu przeprowadzenia bieżącego procesu rekrutacyjnego będą przechowywane przez okres niezbędny do przeprowadzenia i zakończenia tego procesu.
Po zakończeniu rekrutacji dane zostaną usunięte lub zanonimizowane, chyba że istnieje inny, zgodny z prawem cel i odpowiednia podstawa prawna dalszego ich przetwarzania.
Jeżeli wyrazi Pani/Pan zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach, dane osobowe będą przechowywane przez okres 12 miesięcy od dnia przesłania aplikacji, chyba że zgoda zostanie wcześniej wycofana.
W przypadku powstania konkretnego sporu lub roszczenia dane mogą być przechowywane przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed takim roszczeniem, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
7. Prawa osoby, której dane dotyczą
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Pani/Panu – na zasadach określonych w RODO – prawo do:
- dostępu do swoich danych osobowych,
- uzyskania kopii danych,
- sprostowania nieprawidłowych danych,
- uzupełnienia niekompletnych danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych, jeżeli spełnione są przesłanki określone w RODO,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Wnioski dotyczące realizacji powyższych praw można kierować na adres:
8. Wycofanie zgody
Jeżeli dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody, ma Pani/Pan prawo do wycofania jej w dowolnym momencie.
Zgodę można wycofać, kontaktując się z Administratorem pod adresem:
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na jej podstawie przed jej wycofaniem.
9. Prawo wniesienia skargi
Jeżeli uzna Pani/Pan, że dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami RODO, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
10. Obowiązek lub dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych wymaganych na podstawie przepisów prawa pracy jest niezbędne do udziału w procesie rekrutacyjnym w zakresie, w jakim dane te są wymagane dla danego stanowiska.
Podanie innych danych osobowych jest dobrowolne.
Niepodanie danych dobrowolnych nie powoduje żadnych negatywnych konsekwencji dla kandydata i nie wpływa na jego udział w rekrutacji.
11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
BlueWave.IT Consulting Sp. z o.o. nie podejmuje wobec kandydatów decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym w wyniku profilowania.
Jeżeli w przyszłości w procesie rekrutacji zostaną zastosowane mechanizmy zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO, kandydaci zostaną o tym poinformowani zgodnie z obowiązującymi przepisami.
12. Aktualność informacji
Niniejsza klauzula może być aktualizowana w przypadku zmiany sposobu prowadzenia procesów rekrutacyjnych, wykorzystywanych systemów informatycznych lub obowiązujących przepisów prawa.
Aktualna wersja klauzuli jest dostępna na stronie internetowej BlueWave.IT Consulting Sp. z o.o.